02 DE OCTUBRE DE 2008
FLUJO DE INFORMACION EN LA COMPUTADORA
JOSE ALFONSO FLORES FLORES
INFORMATICA I
CUATRIMESTRE I
MARTHA ANGELICA LUNA PEREZ
OBJETIVO
Saber con claridad lo que es un diagrama de flujo para así poder desarrollarlo tomando en cuenta algunos factores esenciales para que la información debida se pueda recopilar.
Además podremos crear una grafica de diagrama de flujo para así asegurarnos de que la información este circulando.
Todo el personal administrativo y profesional en el programa de planificación familiar necesita utilizar información para tomar mejores decisiones. Una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere, debe determinarse la manera más eficiente para obtener y transmitir la información. El movimiento de información en la organización se denomina flujo de información.
El flujo de información depende de varios factores:
- Quién necesita la información. La información detallada sobre la cuenta corriente del proyecto debe ir al Administrador de Finanzas.
- Cómo se utiliza la información. El Director del Programa puede necesitar combinar datos clínicos y financieros para establecer el costo-efectividad de los servicios que se ofrecen en diferentes clínicas.
- Qué nivel de detalle se requiere. El agente que ofrece servicios de PF puede necesitar información muy detallada sobre el status de cada cliente.
- Qué formato debe utilizarse para presentar la información (tablas, gráficas, informes). El Director Regional del Programa puede requerir tablas que resuman la información de los usuarios regulares por distrito, para comparar la cobertura de los agentes que ofrecen los servicios en esa región.
Cuando la información va de un usuario a otro, cambiará tanto el nivel de detalle como el formato en que se presenta. Estos cambios en detalle y formato (palabras, tablas numéricas y gráficas) deben corresponder a las necesidades del usuario y al nivel en el que se utilizará la información.
Crear una gráfica del flujo de la información
Para asegurar que la información esté circulando como se requiere, puede prepararse una tabla de flujo de la información. Esta tabla muestra al personal que requerirá utilizar la información, cómo será utilizada por cada miembro del personal, qué tan detallada necesita ser y qué informes se harán con la información que se planea recolectar.
Esta tabla ayudará a verificar si la información está circulando apropiadamente, a descubrir qué problemas de flujo de información existen y a decidir qué hacer para mejorar la situación. Esta tabla puede actualizarse continuamente para ver cómo cambia el flujo de información mientras el programa evoluciona y cómo cambian las cambia el flujo de información mientras el programa evoluciona y cómo cambian las necesidades de información. En el siguiente ejemplo, la
gráfica de flujo de información ha sido preparada para un programa de distribución comunitaria.
Gráfica del flujo de información en un programa comunitario de planificación familiar
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Indicador
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Usuarios
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Cómo utilizar la información
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Nivel de detalle requerido
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Requisitos de los reportes
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Insumos - Proporción de trabajadores de DCA en la comunidad.
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Trabajador de DCA
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Planear los itinerarios de las visitas mensuales.
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Identificación de los individuos en la población objetivo y número de veces que han sido visitados.
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Reportar al supervisor de DCA el número de visitas por individuo dentro de la población objetivo.
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Supervisor de DCA
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Planear visitas de apoyo y determ. inventario de anticonceptivos para cada trabajador.
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Porcentaje de la población objetivo que se ha convertido en usuarios.
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Administrador del área.
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Decidir el balance adecuado entre el número de trabajadores de DCA y la población para asegurar una efectiva generación de demanda y un seguimiento adecuado de usuarios.
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Porcentaje de la población objetivo por trabajador de DCA y número de contactos de cada trabajador de DCA por mes.
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Reportar al administrador del programa el promedio de individuos dentro de la población objetivo por cada trabajador de DCA.
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Procesos - Número de personas visitadas que se convierten en usuarios de PF.
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Supervisor de DCA
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Dar seguimiento a la labor de los trabajadores de DCA y determinar qué apoyo necesitan.
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Número de contactos de cada trabajador de DCA con la población objetivo por mes, y el resultado de cada contacto.
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Los supervisores deben reportar el porcentaje de personas visitadas que se conviertan en usuarios activos de PF.
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Logros - Número promedio de nuevos usuarios por trabajador de DCA.
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Supervisor de DCA
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Determinar si el grupo objetivo está siendo alcanzado mediante las estrategias del programa.
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Número de nuevos usuarios por mes por método.
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Los supervisores deben reportar el porcentaje de la población objetivo que acepta anticoncepción.
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Número de nuevos usuarios por mes que están siendo atendidos por trabajadores de DCA.
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Administrador del área
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Establecer nuevos objetivos.
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Áreas donde el número de nuevos clientes está logrando el objetivo.
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Los admins. del programa reportan la prevalecía anticonceptiva que se alcanza.
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Resultados - Porcentaje de usuarios en la población objetivo.
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Supervisor de DCA
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Determinar qué trabajadores de DCA requieren una supervisión y un apoyo más intensivos.
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Porcentaje de nuevos clientes que se convierten en usuarios activos por cada trabajador de DCA.
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Informar a los administradores del área sobre trabajadores de DCA, usuarios activos, clientes nuevos y métodos.
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Administrador del área
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Determinar los requerimientos anticonceptivos del área.
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Métodos de preferencia de los nuevos clientes y de los usuarios activos.
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Informar al director del programa sobre requerimientos de anticonceptivos, basados en el uso y las experiencias.
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Director del programa
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Determinar si la estrategia de DCA es costo-efectiva y planear un presupuesto de incentivos para el año siguiente.
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Porcentaje de la población objetivo que se convierte en usuarios activos mediante los programas DCA.
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Informar a las autoridades y a los donantes sobre el cumplimiento de objetivos.
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Después de seleccionar los indicadores apropiados, identificar las fuentes de información y considerar cómo circulará la información entre el personal, se puede pasar a revisar los instrumentos y procedimientos para la recolección de datos. Se requiere de un gran esfuerzo para obtener información y, por lo tanto, es importante asegurar que tanto la recolección como el uso sean lo menos complicado posible.
Los datos de rutina se obtienen de diferentes fuentes utilizando distintos tipos de instrumentos de recolección. Los tipos de instrumentos requeridos dependen de la información que se necesite recoger.
Algunos instrumentos relacionados con la recolección de datos son:
- Historia clínica;
- Registro de uso de anticonceptivos ofrecidos por la clínica;
- Informe de distribución de anticonceptivos en la comunidad;
- Registros diarios de clientes de clínicas de planificación familiar;
- Registro y mapeo de usuarios potenciales de planificación familiar.
Además, un programa de planificación familiar requiere datos administrativos que pueden recolectarse mediante los siguientes instrumentos:
- Inventario de anticonceptivos.
Todos los instrumentos de recolección de datos deben ser considerados como un paquete de herramientas interrelacionadas que ayudan a los administradores a obtener la información que necesitan para tomar decisiones adecuadas.
Mejorar la recolección de información de rutina
Es importante examinar los registros, archivos y formularios para ver si proporcionan la información que se necesita. Igualmente conviene identificar las formas de registro que requieren mejoras y realizarlas en coordinación con el personal.
Si se necesita crear un nuevo archivo, es necesario asegurarse que el diseño de los formularios facilite el registro y tabulación de la información de manera exacta. Muchos formularios tienden a comprimir una gran cantidad de información en una sola hoja de papel. El resultado que se obtiene es un registro generalmente ilegible. Si los instrumentos para la recolección de datos son ilegibles, la información será ignorada porque el personal no tiene tiempo para tratar de descifrar la escritura. Por lo tanto se pierde tiempo en llenar el formulario y se desperdicia la información.
El siguiente cuadro muestra cómo mejorar los instrumentos de recolección de datos, identificando algunos problemas comunes, el origen de esos problemas y cómo eliminarlos.
Mejora de los instrumentos de recolección de datos
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Tipo de problema
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Fuente de los problemas
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Eliminación de problemas
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Errores en el registro
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Muchos datos en una sola página.
Datos o encabezamientos imprecisos.
No hay instrucciones para el llenado de formularios.
Los datos deben repetirse varias veces en diferentes formularios.
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Limitar el número de datos por hoja.
Usar listas para marcar.
Anotaciones claras.
Proporcionar instrucciones para cada actividad.
Usar papel carbón para los duplicados.
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Muchos datos en una sola página.
Datos o encabezamientos imprecisos.
No hay instrucciones para el llenado de formularios.
Los datos deben repetirse varias veces en diferentes formularios.
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Limitar el número de datos por hoja.
Usar listas para marcar.
Anotaciones claras.
Proporcionar instrucciones para cada actividad.
Usar papel carbón para los duplicados.
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Los datos son ilegibles.
Los datos están abreviados debido al espacio insuficiente.
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Usar listas con opciones para marcar y evitar lo ilegible.
Dejar espacio suficiente para evitar las abreviaciones.
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Las columnas son muy largas.
Hay muchas columnas en una sola página.
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Agregar líneas para los resúmenes en columnas largas.
Limitar el número de columnas a cinco por página.
Agregar una hoja para los resúmenes.
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Cuando los formularios estadísticos, registros o archivos no pueden modificarse, hay que tratar de obtener lo mejor de los registros existente, buscando siempre la exactitud, claridad y buena tabulación.
Después de identificar los
indicadores claves que se desean utilizar, puede notarse que toda la información en los formularios y registros actuales es útil. Si los instrumentos dan más información de la necesaria, debe prepararse una hoja de tabulación suplementaria para obtener resúmenes diarios de la información requerida. Los resúmenes diarios asegurarán el acceso a la información de los indicadores clave.
Cuando todos los instrumentos de recolección de datos se encuentren en su etapa final, es aconsejable preparar un pequeño manual sobre la utilización de cada instrumento. El manual debe describir quién tiene que llenar los formularios, qué tan seguido y bajo qué circunstancias, así como dar instrucciones detalladas sobre cómo deben llenarse. Además, debe señalar el formato de informe e indicar su frecuencia y a quién debe enviarse. El manual debe proporcionar ejemplos sobre el uso de la información. A continuación se presentan ejemplos de formularios tomados del manual de un sistema de recolecc
ión de datos clínicos en ColombiaCómo utilizar información no-rutinaria en la toma de decisiones.
Algunas veces los administradores necesitan información que no está disponible en los registros, archivos o formularios estadísticos que se utilizan regularmente. Algunos ejemplos de información no-rutinaria incluyen características especiales de usuarios o personas encargadas de ofrecer servicios o la manera de ofrecer los servicios de planificación familiar. Pueden utilizarse encuestas especiales y distintos métodos de investigación para obtener esta información. Estos métodos pueden ser costosos y requerir especialistas que los diseñen y lleven a cabo.
La función del administrador de planificación familiar consiste en identificar los momentos en que se requiere información adicional y pedir ayuda al departamento de evaluación o contratar a un experto para diseñar y realizar estas investigaciones especiales. Debe asegurarse además que el personal participe tanto en el diseño y ejecución, como en el análisis e interpretación de los resultados.
Realizar una evaluación rápida sobre la calidad de los servicios
Una evaluación local rápida (ELR) se lleva a cabo para proporcionar información fácil y en muy corto tiempo para la planeación y supervisión de un programa. Una ELR ayudará a establecer el nivel de la calidad de los servicios que se ofrecen en las clínicas. La ELR que se presenta aquí tiene tres componentes:
- Una valoración específica sobre la calidad de servicios de PF, la cual se utiliza para comparar diferentes clínicas en el área o programa.
- Una evaluación rápida que da información sobre la calidad de servicios que se ofrecen en el lugar.
- Una valoración de las políticas y procedimientos de la organización, para ver si promueven la oferta de servicios de planificación familiar de alta calidad que cubran las necesidades de los clientes.
Una evaluación de calidad es incompleta si no toma en cuenta la percepción de los servicios que tienen los clientes. Las encuestas, que pueden realizarse fuera de la clínica entrevistando a las mujeres de la comunidad o mediante entrevistas de salida a las que acuden a la clínica, son herramientas adicionales poderosas para evaluar la calidad de servicios.
Una encuesta a los usuarios en la comunidad podría incluir preguntas tales como:
- ¿Dónde acude para obtener servicios de PF?
- ¿Por qué escogió este lugar para obtener servicios?
- ¿Por qué razones abandonó los servicios de PF?
- ¿Está satisfecho con los servicios que ha recibido?
- ¿Qué recomienda para mejorar los servicios?
CONCLUCION
A partir de la información típica del proceso como la que se genera desde un diagrama de flujo, se obtiene el diagrama de simulación, el cuál es básicamente igual al de proceso, pero en él aparecen los equipos virtuales, tales como mezcladores y divisores de corrientes. Con estos datos concluimos con el diagrama de flujo de información.
BIBLIOGRAFIA
erc.msh.org/fpmh_spanish/chp7/p4.html